Jak vykazovat prostředky projektu Interes ve statistickém výkazu P1-04?

• Prostředky z projektu INTERES budete vykazovat jako jiný zdroj, protože příjemcem dotace je Masarykova univerzita.
• Vysvětlivky k tomu, jak si s naším projektem ve výkazu poradit, byste měli mít v aktualizacích na webových stránkách tohoto statistického výkazu, který elektronicky vyplňujete.
• Pokud byste informacím přesto neporozuměli, prosím kontaktujte krajské školské úřady, podle slov z MŠMT by měli mít úředníci přesné pokyny, jak Vám mají poradit.

Je možné z peněz na software (pro tablety a notebooky) nakoupit výukové programy?

Ano, je to možné.

V rámci jednotlivých partnerských organizací budou pořizovány aplikace pro tablety. Rádi bychom zjistili, jak při nákupu výše zmíněného nehmotného majetku postupovat. Aplikace se pořizují přes platební kartu k bankovnímu účtu. To samozřejmě v případě projektových účtů partnerů není možné. Jestliže by byl nákup realizován prostřednictvím soukromých účtů a následně by proběhla refundace z projektového účtu partnera, jakým způsobem máme nákup doložit. Bude stačit pouze výpis z účtu, ze kterého byl nákup realizován a například nějaké potvrzení zaslané na email? Není totiž možné k tomuto nákupu doložit jakýkoli daňový doklad.

V tomto případě, prosím, doložte veškeré relevantní dokumenty - výpis z projektového i provozního účtu, doklad o refundaci, objednávku, atd.

Někteří koordinátoři projektu v případě partnerských organizací jsou zároveň jejími statutárními zástupci (řediteli). Kdo je oprávněn v tomto případě podepsat dohodu o pracovní činnosti? Je možné, aby ji koordinátor (statutární zástupce) podepsal dvakrát – tedy z pozice zaměstnance i zaměstnavatele? A kdo podepisuje jejich výkazy práce, je to řešitel projektu či projektový manažer?

V tomto případě se přikláníme k variantě, aby pracovní výkaz koordinátorovi projektu, který je zároveň statutárním zástupcem, podepsal buď manažer projektu, zástupce ředitele nebo jakákoliv jiná oprávněná osoba. Podepsat si výkaz sám sobě by v tomto případě nemuselo být zcela správné.

Vzhledem k začátku realizace projektu od 22. 10. 2014 bychom se rádi informovali, zda je možné zahrnout do nepřímých nákladů (u příjemce i partnerů) poplatky, které se váží k celému měsíci říjnu. To stejné i v případě přijatých úroků. Nebo je třeba s ohledem na pozdější začátek realizace poplatky/přijaté úroky za daný měsíc krátit?

Dle Metodického výkladu výzvy 51 lze NN uhradit i před zahájením projektu. Co se týče přijatých úroků, které se standardně připisují na účet ke konci měsíce, platí totéž.

Lze uzavřít s účetní DPP? Od kdy se DPP uzavírá? Jaká je doporučená hodinová sazba? Které přílohy k DPP se přikládají?

DPP s účetní lze uzavřít. DPP můžete uzavřít od začátku projektu, tj. 22.10.2014. Doporučená hodinová sazba pro účetní je 150Kč/hod a cca 8 hodin za měsíc. K DPP se přikládá: Prohlášení o seznámení s právy a povinnostmi souvisejícími s ochranou osobních údajů, Souhlas s předáním osobních údajů a pracovní výkaz. Nezapomeňte prosím, že toto DPP se hradí z nepřímých nákladů!

Lze hradit účetní nebo administrativního pracovníka formou odměny?

Pokud je administrativní pracovník nebo účetní zaměstnán ve škole, stačí je vyplácet formou odměny, nemusíte uzavírat DPP. Dokladuje se návrhem na odměnu.

Koho lze hradit z přímých nákladů?

Z přímých nákladů lze hradit pouze koordinátora/y projektu. Účetní a administativní pracovníky lze hradit z nepřímých nákladů. Jelikož je koordinátor projektu administrativní pozice, doporučujeme u administrativního pracovníka (výpomoc při skenování dokladů atp.) hrazeného z nepřímých nákladů nepřekračovat 3 hodiny měsíčně (doporučená sazba je 125Kč/hod).

Na tablety, které budeme pořizovat, chceme koupit i nějaké obaly. Máme je nakoupit z nepřímých nákladů? Pokud ano, stačí obyčejným nákupem např. přes internet? Musíme mít nějaký průzkum cen těchto obalů, než je nakoupíme?

Podle pokynů z MŠMT se mají tablety poptávat zároveň se zakázkou a nejlepší bude je dát jako součást zakázky, dodávka tedy bude včetně obalů na teblety, cena bude zachována stejná, uchazeč se bude muset přizpůsobit.

Na jak velký úvazek je možné koordinátora zaměstnat?

Výpočet vychází z počtu zapojených učitelů, ve vašich rozpočtech je celková hodinová dotace za projekt a tedy:

• 780 hodin, odpovídá úvazku 0,5 a tedy 20 hodinám týdně
• 624 hodin odpovídá úvazku 0,4 a tedy 16 hodinám týdně
• 546 hodin odpovídá úvazku 0,35 a tedy 14 hodinám týdně
• 468 hodin odpovídá úvazku 0,3 a tedy 12 hodinám týdně
• 390 hodin odpovídá úvazku 0,25 a tedy 10 hodinám týdně
• 312 hodin odpovídá úvazku 0,2 a tedy 8 hodinám týdně
• 234 hodin odpovídá úvazku 0,15 a tedy 6 hodinám týdně
• 156 hodin odpovídá úvazku 0,1 a tedy 4 hodinám týdně

Kdo vyplňuje formulář Údaje o bankovním účtu?

Tento formulář vyplňuje koordinátor, je to doklad, že peníze šly opravdu na jeho účet, tento dokument si tedy pouze archivujte.

Které osoby mají podepsat Prohlášení o seznámení s právy a povinnostmi souvisejícími s ochranou osobních údajů a Souhlas s předáním osobních údajů?

Tyto dokumenty jsou přílohou k DPČ, podepisuje je tedy pouze koordinátor.

Co doplnit do popisu pracovní činnosti koordinátora (příloha k DPČ)?

Vzorový popis pracovní činnosti naleznete v Informacích pro ředitele a koordinátory.

Do kdy se odevzdávají pracovní výkazy?

Vždy do 10. dne následujícího měsíce.

Které přílohy k DPČ musí koordinátor podepsat?

1. Prohlášení o seznámení s právy a povinnostmi souvisejícími s ochranou osobních údajů
2. Popis pracovní činnosti na projektu
3. Souhlas s předáním osobních údajů

Každý měsíc pak pracovní výkaz. Vzory a šablony dokumentů naleznete v Informacích pro ředitele a koordinátory.

Jaká má být hodinová sazba pro koordinátora?

Hodinová sazba pro koordinátora stanovená projektem je 185 Kč.

Od kdy do kdy se uzavírá DPČ pro koordinátora?

DPČ lze uzavřít od začátku realizace projektu, tedy od 22.10.2014, předpokládá se však uzavírání smluv od 3.11.2014 do 31.7.2015. DPČ musí začínat i končit pracovním dnem.

Veškeré dohody a doplňky k partnerství se budou posílat elektronicky nebo v tištěné podobě poštou? Mám na mysli výkazy práce, DPČ, popis pracovní činnosti na projektu, atp.

Veškeré údaje a podklady (pokud MŠMT nezmění svůj dosavadní přístup) nám budete vkládat na webu do odevzdávárny pouze jako scany. Originály si prosím archivujte v souladu s pokyny uvedenými v příručce pro příjemce a smlouvě o partnerství. Čím dříve od Vás podklady dostaneme, tím dříve je budeme moci zkontrolovat a napravit případné nesrovnalosti.

Jak dlouho je třeba archivovat dokumentaci projektu?

K archivaci (uchovávání dokumentů) je příjemce (resp. partner) zavázán v právním aktu o poskytnutí podpory. Příjemce a partneři projektu musejí pro účely kontroly ze strany poskytovatele dotace, Evropské komise, Evropského účetního dvora, Nejvyššího kontrolního úřadu a dalších oprávněných osob, uchovávat veškerou dokumentaci projektu minimálně do konce roku 2025, pokud český právní systém nestanovuje pro konkrétní dokumenty lhůty delší. Dle české legislativy je nutné některé typy dokumentů uchovávat déle, než je stanoveno legislativou evropskou, např. mzdové listy až po dobu 30 let.

Co je to mylná platba?

Mylnou platbou se rozumí chybný převod poskytnutých finančních prostředků z projektového bankovního účtu na jiný bankovní účet, za předpokladu, že tyto prostředky byly příjemcem na projektový účet vráceny a výdaj nebyl požadován k proplacení v žádosti o platbu. K eliminaci vzniku mylné platby doporučujeme v úvodu realizace projektu vložit vlastní finanční prostředky dle individuálních možností dané organizace. V případě vzniku nesrovnalosti se daná úhrada označí jako platba z vlastních zdrojů. I tento postup však není v úplném souladu s příručkou pro příjemce a doporučujeme nesrovnalostí se vyvarovat

Je možné celkovou hodnotu rozpočtu navýšit?

Hodnotu schváleného rozpočtu projektu není možné v žádném případě navýšit. V omezené míře jsou možné přesuny mezi jednotlivými kapitolami rozpočtu, ale bez předchozího souhlasu příjemce není možné dané změny provádět. Momentálně prověřujeme možnost přesunů nevyčerpaných mzdových nákladů do 3. kapitoly rozpočtu.

Je možné hradit cestovní doklad z daného semináře?

Cestovní doklad z 24. 10. 2014 není možné v rámci zdrojů projektu (nepřímých nákladů) hradit. Cestovné realizačního týmu sice způsobilým výdajem v rámci NN je, ale musí být nejprve uzavřen s daným zaměstnancem pracovně právní vztah. Což v tomto případě nebylo realizováno.

Co je možné hradit v rámci nepřímých nákladů projektu?

Nepřímé náklady (NN) projektu zahrnují zejména náklady spojené s administrací projektu a jsou neinvestiční povahy. Podrobný typologický výčet je přehledně uveden v Příručce pro příjemce (verze 8), kterou je možné stáhnout na stránkách OP VK.

Nejčastějšími případy užití nepřímých nákladů jsou:

• náklady na publicitu,
• vedení účetnictví projektu, maximálně 8-10 hodin/měsíc,
• kopírování, tisk, scanování,
• kancelářský materiál (CD, papíry, USB, propisky, sponky, šanony atd.),
• bankovní poplatky na projektovém účtu v období realizace projektu.

POZOR!!! na způsobilost nepřímých nákladů. Není možné nakupovat např. zařízení, které nebylo zahrnuto do rozpočtu projektu a v přímých nákladech na něj nemáme prostředky. Vždy musí daný náklad odpovídat povaze nepřímého nákladu.

Jakým způsobem užívat logolink OP VK?

V projektech OP VK rozlišujeme dva druhy logolinku – základní (standardní) a zkrácený. Podmínkou pro užití jednotlivých druhů logolinku je jejich velikost. V drtivé většině užíváme základní verzi, pouze ve specifických případech, kdy máme prostorově omezené možnosti pro umístění logolinku, smíme použít jeho zkrácenou verzi. Velikost je posuzována podle loga ESF, který na výšku bez sloganu musí mít minimálně 1 cm – v případě základní verze, minimálně 6 mm pokud se jedná o zkrácený logolink.

Dále je nutné dodržet minimální ochrannou zónu logolinku, jejíž rozměr je určen šířkou nožičky písmene „f“ opět u loga ESF. Ochranná zóna musí být dodržena kolem celého logolinku.

Také užití správné barvy logolinku je častým předmětem kontrol ze strany poskytovatele dotace. Rozlišujeme dvě verze, a sice barevnou a černobílou. Pokud se rozhodneme logolink tisknout barevně, je nutné pracovat s jeho barevnou verzí (poznávacím znakem je logo EU, které je uvnitř tmavě vybarvené). V opačném případě, kdy tiskneme černobíle, použijeme černobílou verzi (v tomto případě je logo EU uvnitř bílé). Verze, kdy je tisk černobílý a logolink barevný (nebo naopak), je posuzována jako nesplnění publicity a příjemce/partner bývá v lepším případě vyzván k nápravě. Náklady na nápravu však již nejsou způsobilým výdajem projektu.

POZOR na zachování poměru stran, užití podkladové plochy (barevný podklad, příliš tmavý podklad při užití barevného logolinku) a na jiné deformace logolinku. V případě potřeby lze požít také vertikální verzi logolinku (viz Manuál vizuální identity).

Veškerý pořízený majetek z finančních prostředků našeho projektu (obzvláště kapitola č. 3 rozpočtu projektu) musí být označen na viditelném místě samolepkou OP VK.

Podrobnější informace jsou uvedeny na stránkách OP VK a v Metodice monitorovacích indikátorů (říjen 2009).

Je možné vykázat vyšší počet podpořených osob, než je uvedeno v projektové žádosti?

Jedná se o nepodstatnou změnu projektu. V každém případě je možné cílovou hodnotu navýšit. Není však možné jakýmkoliv způsobem na tyto osoby čerpat vyšší množství finanční podpory. Je nutné také uvážit omezené kapacity a množství ICT zařízení, které je v rámci projektu k dispozici.

Je možné koupit dotyková zařízení a software zvlášť, nebo je nutné kupovat např. MS Office dohromady s notebooky, tedy je soutěžit v rámci jedné zakázky malého rozsahu?

Ano, je možné dotyková zařízení a software nakupovat zvlášť.

Mohou si školy objednat a zaplatit licence OVS-ES, což je kontrakt na užívání na 3 roky?

Mohou, ale pouze na dobu projektu, poté si to musí hradit z vlastních zdrojů.

Mohou si školy při nákupu softwaru od Microsoftu koupit software assurance, tedy za mírně navýšenou cenu upgrade na 3 roky?

Mohou, ale pouze na dobu projektu, poté si to musí hradit z vlastních zdrojů.

Pokud je škola v režimu poptávkového řízení (nákup tabletů do 100 000 Kč), je možné, aby se pouze řídila technickou specifikací a limity výzvy? Je tedy možné, aby si pořídila výrobky Apple, aniž by musela zdůvodňovat tento krok? Bude MŠMT zajímat u poptávkového řízení důvod výběru konkrétní značky? Nebo se učitele mohou po prozkoumání možností (díky naší mobilní laboratoři) volně sami rozhodnout s jakým zařízením smí pracovat?

Je možné, aby si škola pořídila Apple, ale je třeba tento krok zdůvodnit.

Kam se mám obracet pro pomoc, pokud si nevím rady s nákupem aplikací?

Pokud máte jakékoliv dotazy k této problematice, obracejte se na Tomáše Marka na adrese marektomas@mail.muni.cz nebo na čísle 725 594 879. Pomoc vám poskytne jak v procesních, tak v technických věcech. V rámci mentoringu můžeme na školu také poslat technika, který vám účty připraví na dané platby a celou problematiku vám blíže vysvětlí. Návody technického rázu, zabývající se účty a přidáváním platebních možností na jednotlivých platformách, najdete i v připraveném materiálu.

Je nutné si dotykové aplikace kupovat?

Není. Pokud se rozhodnete, že současné možnosti nákupů pro vás nejsou přípustné a nechcete svou kartu nikam zadávat, není nutné si jakékoliv aplikace kupovat. Lektor oborové didaktiky by vám v první řadě měl vždy představit aplikace, které jsou bezplatné.

Jak za dotykové aplikace mohu zaplatit, když se nedají kupovat na fakturu jako běžný software?

Možnosti placení za aplikace jsou v naší zemi stále omezené. Jediná možnost placení je v případě Androidu a iOS pomocí osobní platební karty s povolenými platbami na internetu. Tu si přidáte ke školnímu Google nebo iTunes účtu vašeho zařízení. Koordinátorovi pak po zakoupení předáte jak potvrzení o nákupu přijaté od daného obchodu s aplikacemi, tak výpis o platbě z elektronického bankovnictví. Finance utracené na nákup aplikací se vám následně refundují přes projektovou pokladnu. Možné je též refundovat peníze učitelům z pokladny při provozním účtu a pak daný náklad refundovat z pokladny při projektovém účtu, vše je ale třeba doložit dokumentací. Není možné hradit žádné zálohy, pouze reálně již uskutečněné nákupy. Dotykové aplikace na Windows Store lze taktéž nakupovat pomocí platební karty, můžete ale využít i tzv. dárkových poukazů, které se prodávají např. na Alze. Výhodou je, že nemusíte svou kartu zadávat nikde do Windows Store, nevýhodou fakt, že dárkové karty mají pevně stanovené finanční částky a proplatí se vám pouze ta částka, kterou z ní reálně utratíte. Tuto možnost s námi nejdříve konzultujte. Zadávání karty ke školnímu účtu, ač jedinečnému pro daný tablet, má samozřejmě jistá bezpečnostní rizika – především to, že ze školy můžete odejít a zapomenete číslo své karty ve školním účtu na tabletu uložené. Doporučujeme proto platební možnost z účtu po nákupech vždy odstranit. Vždy si také dávejte pozor, že kartu přidáváte ke školnímu účtu a ne k osobnímu, a že aplikaci nakupujete přihlášení z účtu školního.

Na co si mám dát při nákupu dotykových aplikací pozor? 

Dotykové aplikace nejsou vázány na zařízení, ale na účty, ze kterých se dané aplikace nakupují. Abyste mohli tablety plně užívat, přijímat na nich osobní poštu atp., máte v nich nyní většinou své osobní účty. To však může být z hlediska projektu a nákupu aplikací problém: pokud byste někdy školu opouštěli, svůj osobní účet z tabletu odstraníte a s ním si odnášíte i všechna svá osobní data. Zároveň by ale z tabletu s vámi zmizeli i z veřejných prostředků získané aplikace, které sice můžete využívat po přihlášení na jiném svém zařízení, ale už nebudou dostupné ve škole. Proto je nutné do zařízení přidat účty školní a nakupovat aplikace na ně. Technické návody naleznete v připraveném materiálu. Prakticky pak máte na tabletu svůj osobní účet (např. jmeno.prijmeni@gmail.com) a další účet (např. skola.tablet01@gmail.com), na kterém jsou nakoupeny placené výukové aplikace, a mezi těmito účty jednoduše přepínáte. Když pak tablet budete muset odevzdat nebo předat jinému učitel, vaše data odchází s vaším osobním účtem, ale zakoupená výuková aplikace na tabletu zůstává pod účtem školním.

Pokud si budete chtít nějaké aplikace kupovat, poproste koordinátora projektu na vaší škole, aby vám nového uživatele se školním účtem na tablet nastavil. Koordinátor musí dohlédnout, aby každé samostatné zařízení, na které se bude nějaká aplikace kupovat, mělo svůj samostatný školní účet. Důvod je jednoduchý: kdyby se vytvořil pouze jeden „školní“ účet, např. skola.obec@gmail.com a na něj se koupila aplikace, která by se pak používala ve všech školních tabletech, bylo by to v rozporu s licenčními podmínkami. Jeden každý tablet = jeden jedinečný školní účet = jeden uživatel placené aplikace.

Jaké dotykové aplikace si mohu kupovat a kdy?

Aplikace nelze z prostředků projektu kupovat volně, jejich nákup je vázaný na účast na školení KA7, tedy na tzv. oborové didaktiky, a nakupovat lze pouze aplikace, které tam daný lektor představí a proškolí. Lektor vám tedy kromě neplacených aplikací představí i některé placené, které on sám považuje za kvalitní, a vy se následně můžete rozhodnout, zda si je chcete pořídit. Pokud již máte sami představu o aplikacích, které byste si rádi do svého zařízení pořídili z prostředků projektu, sdělte to lektorovi – podmínkou před nebo po nákupu jakékoliv aplikace je vždy proškolení! Pokud se rozhodnete nějakou aplikaci nakoupit i mimo školení oborových didaktik, vždy nákup z prostředků projektu konzultujte nejprve s námi – musíme takový nákup ošetřit navazujícím školením, i kdyby mělo být jen vzdálené.